Version du 15/11/2021
Article 1 : Principes généraux
Article 2 : Droits et obligations des membres effectifs et non effectifs
Article 3 : Adhésion à l'Association
Article 4 : Le licenciement
Article 5 : Contribution des membres
Article 6 : Comité de direction
Article 7 : Avis sur le règlement d’ordre intérieur et les litiges
Article 8 : Les pouvoirs du président
Article 9 : Les pouvoirs du directeur
Article 10 : Le suivi financier de l'association
Le présent règlement d’ordre intérieur précise les règles définies dans les statuts.
Il a été établi par le Conseil d'administration et approuvé par l'Assemblée générale.
Les dispositions des statuts prévalent en cas d'ambiguïté ou de contradiction (éventuelle) entre le présent règlement d’ordre intérieur et les statuts.
La hiérarchie des textes est la suivante :
Ce principe s'applique à tous les articles ci-dessous et ne sera donc pas répété à chaque fois. Le présent règlement d’ordre intérieur régit les droits et obligations des membres.
Lorsque le terme « organe directeur » est utilisé, il sert uniquement à désigner ce qui s’appelait autrefois le « conseil d'administration ».
§ 1: Les membres effectifs et leurs représentants ont le droit de vote à l'Assemblée générale. Les membres non effectifs et leurs représentants ne siègent pas à l'Assemblée générale et n'ont pas de droit de vote. Les membres non effectifs ne peuvent pas être membres du conseil d'administration de l'association sans but lucratif.
En application de l'Article 5§1 « Admission » des statuts, des spécifications sont introduites ci-dessous.
Dès que le candidat membre a explicitement exprimé sa volonté de devenir membre de l'association, la période de détermination de la contribution débute comme prévu à l'article 5 du présent règlement d’ordre intérieur en exécution de l'article 6 des statuts.
En application de l'article 5 §2 – « Démission » des statuts, est précisé plus en détail :
Le renouvellement de l’adhésion des membres de l'Association est automatique.
Si un membre souhaite mettre un terme à son adhésion, il doit en informer FRIXIS par écrit et par courrier recommandé trois mois avant la fin de l'année civile (c'est-à-dire avant le 1er octobre) à l'attention de l'organe de gestion.
Cette démission prendra effet au plus tôt dans l'année civile suivant la date de réception de la lettre du membre démissionnaire. Par exemple, un membre qui souhaite démissionner à partir de 2022 devra informer l'organisation avant le 1er octobre de l'année 2021 qu'il ne souhaite plus rester membre. L'adhésion prendra fin le 31 décembre de l'année au cours de laquelle la démission a été notifiée (dans cet exemple, l'année 2021). L'obligation de payer la cotisation reste d’application sans préjudice pour l'année au cours de laquelle le membre a notifié sa démission.
Cet article ne déroge en rien à l'article 6 des statuts.
En application de l'Article 6 – « Contribution » des statuts, les points suivants sont précisés :
Les montants et le « système » des contributions peuvent être consultés à tout moment sur le site web, sous « Devenir membre -> Cotisation ».
Les membres qui adhèrent au cours de l'année civile paient leur cotisation au prorata du trimestre en cours. La demande d'adhésion peut être faite jusqu'à la fin de l'année civile.
La contribution est facturée au prorata du nombre de trimestres restants jusqu'à la fin de l'année civile. Lorsqu’un membre adhère au cours d'un trimestre, ce trimestre et les trimestres suivants de l'année civile seront pris en compte dans le calcul de la contribution. Par exemple, si une personne souhaite adhérer le 10 avril, la cotisation sera de ¾ de la cotisation annuelle puisque la volonté d'adhérer a été exprimée au cours du deuxième trimestre.
Les contributions inférieures à 200 € (hors TVA) telles que, par exemple (liste non exhaustive) les contributions des retraités, des membres adhérents, des professeurs, des utilisateurs finaux, des écoles ou des étudiants, ne sont pasproratisées, quel que soit le moment de l'affiliation. Cette contribution devra toujours être payée dans sa totalité.
En application de l'Article 9 « Comité de direction » des statuts, les points suivants sont spécifiés :
§1: Rôle du comité de direction
Le comité de direction a une orientation principalement externe.
Le comité de direction conseille l'organe directeur, comme le stipulent les statuts.
§2: Le Comité de direction se consacre à la préparation des avis sur les positions sectorielles :
Conformément à l'article 5 §4 des statuts, le comité de direction admet les membres adhérents ainsi que les membres d'honneur. Il détermine les conditions d'admission.
Les accords de coopération ayant un lien ou un impact sur la défense des intérêts.
Tout avis qui lui est demandé par l'organe directeur.
§3 Mode de décision
Le Comité de direction prend ses décisions de manière collégiale et s'efforce toujours d'obtenir l'unanimité. Lorsqu’il est procédé à un vote, en cas d'égalité des voix, la voix du président est prépondérante tel que stipulé dans les statuts de l'association.
Le directeur et les employés de l'organisation sont présents à la réunion sans droit de vote.
En application de l'article 12 des statuts, les spécifications suivantes sont introduites :
§1: Le règlement d’ordre intérieur peut être consulté sur le site web.
La dernière version approuvée est également disponible au siège de l'association pour être consultée, sur demande, par les membres.
§2: Le règlement d’ordre intérieur, ou les modifications au règlement d’ordre intérieur, seront soumis au vote des membres de l'assemblée générale par le conseil d'administration.
§3: Tout litige concernant l'interprétation des présents statuts et du règlement d’ordre intérieur sera tranché par l'organe directeur.
§1. L'autorité conférée par les statuts
Les pouvoirs du président énoncés dans cet article sont conformes au rôle statutaire du président tel qu'il est défini dans les statuts ou au rôle du président d'une association tel qu'il est défini dans la législation ou encore en constituent une concrétisation.
Les statuts prévoient notamment la convocation des assemblées, la présidence des assemblées, la voix prépondérante du président en cas de partage des voix etc.
§2. Maintien de la neutralité et équilibre du secteur
Le président adoptera en tout temps une position neutre et objective et filtrera les différents intérêts des personnes présentes ou intéressées en fonction de l'intérêt, et uniquement de l'intérêt, des membres de Frixis, même si cela peut aller à l'encontre d'un intérêt individuel des personnes présentes ou intéressées.
§3. La signature d’accords
Le président signe les accords qui ont un impact significatif sur l'organisation.
Il s'agit par exemple des conventions de travail, des accords de coopération ayant un impact (financier) important etc. Après avoir consulté le Conseil d'administration ou, si la loi ou les statuts l'exigent, l'Assemblée générale.
Lorsque la consultation du comité exécutif ou de l'organe de gestion n'est pas possible par manque de temps, le président peut prendre des décisions et des engagements au nom de l'organisation uniquement dans la mesure où les statuts ou la législation le permettent.
Si le président, sur la base du présent article, a pris ou doit prendre un engagement ou une décision, il en rendra compte ultérieurement à l'organe de gestion ou à l'Assemblée générale.
§4. Le représentant de l'organisation et la signature d’accords
Le président est le « visage » de l'organisation et peut siéger dans divers organes externes tels que : Area, l’Assemblée générale et les groupes de travail, Green Deal, le Comité directeur et les groupes de travail etc.
§5. La fixation de l'ordre du jour de l’Assemblée générale et de l’organe directeur
Le président établit les ordres du jour.
En cas de doute quant au fait qu’un point particulier doit être inscrit à l'ordre du jour de l'organe directeur ou du comité exécutif, la décision sera prise par le président.
§6. La validation des documents et de la communication
Le président valide le projet de procès-verbal des réunions du conseil d'administration avant qu'il ne soit mis à la disposition des membres du conseil d'administration.
Le président valide, lorsque le directeur le juge nécessaire, la communication externe telle que les bulletins d'information, les communiqués de presse, etc.
§1. Le fonctionnement quotidien (opérationnel) et le suivi des budgets
L'organe de gestion et le comité exécutif ayant un rôle stratégique, il convient de s'assurer que les membres de l'organe de gestion et du comité de direction disposent de suffisamment de temps pour remplir leur rôle stratégique pendant la réunion.
À moins qu'elles ne soient explicitement déterminées ou décidées par l'organe directeur ou le comité de direction, les questions opérationnelles, dans le cadre des budgets fixés, sont de la compétence et de la responsabilité du directeur.
Le remboursement de petites notes de frais, par exemple les déplacements commandés par FRIXIS, peut être effectué dans le cadre budgétaire.
Le directeur rendra compte périodiquement de ces paiements au trésorier ou au président. La deuxième exception est celle où une tâche opérationnelle, ou une dépense, est tellement élevée qu'elle devient stratégique sur le plan opérationnel.
Le directeur général, avec le personnel du secrétariat, est chargé d'assurer quotidiennement un service de qualité aux membres de Frixis.
Le directeur est responsable de la politique opérationnelle - pratique, du personnel et financière.
Par conséquent, le directeur est compétent pour les tâches opérationnelles telles que l'administration des salaires, l'approbation et le suivi des demandes de congé des employés, l'approbation et le paiement des demandes de remboursement de frais consistant en des dépenses relativement limitées, la conduite de la politique des débiteurs, ...
Les décisions ayant un impact moindre et davantage de nature opérationnelle, telles que le choix du secrétariat social, du courtier en assurances, de l'opérateur téléphonique, des sociétés de support informatique externes, etc. relèvent de la compétence et de la responsabilité du directeur.
Le directeur est responsable de comptabiliser les recettes et les dépenses en temps utile.
Sans préjudice des pouvoirs du président, du trésorier et du vérificateur des comptes, le directeur fournit toute information nécessaire au trésorier, au vérificateur des comptes et au conseil d'administration pour leur permettre d'exercer leurs fonctions.
Il veille à ce que les factures soient payées en temps voulu, son mandat étant limité aux paiements d'un montant maximal de 4 999 euros.
Une exception est le transfert de fonds d'un compte FRIXIS à un autre compte FRIXIS, c'est-à-dire un transfert interne, où cette limite de 5.000 € ne s'applique pas.
§2. La politique des débiteurs
Le directeur est responsable du suivi ponctuel et en temps voulu des contributions des membres. Par conséquent, la politique en matière de débiteurs relève de la responsabilité du directeur, conformément à la procédure établie en interne à savoir : premier, deuxième et troisième rappel (recommandé) et suivi téléphonique.
Le directeur a également le pouvoir d'accorder aux membres, s'ils en font explicitement la demande, un plan de paiement échelonné, à condition que le paiement ne soit jamais étalé sur plus de six mois. La demande doit être motivée, le directeur peut la refuser et communique l'état des plans d'échelonnement à l'organe de gestion (CA). Le directeur fera également périodiquement rapport à l'organe directeur sur la situation des débiteurs.
Il appartient au Conseil d'administration de décider si un membre doit être transmis à Mediar et il appartiendra ensuite au directeur de veiller à ce que ces décisions soient exécutées.
§3. Participation aux organes directeurs, comités de pilotage et groupes de travail
L'administrateur délégué assiste aux réunions du conseil d'administration, aux assemblées générales, aux comités de pilotage et aux groupes de travail sans droit de vote, ce qui signifie également qu'il ne peut pas donner de procuration, sauf pour les parties où son propre salaire et conditions de travail sont discutés.
§1. Les budgets annuels
FRIXIS travaille avec des budgets annuels de recettes et de dépenses selon le modèle en annexe.
Les budgets sont élaborés par le trésorier et le directeur, présentés et discutés au sein du comité de direction qui formulera un avis à l’attention de l'assemblée générale qui, à son tour, prendra la décision finale conformément aux statuts et à la législation applicable.
§2. Rapports financiers
Le comptable externe fournit périodiquement, au moins une semaine avant la réunion prévue du conseil d'administration, l'état actuel des finances, au trésorier et au directeur.
Le trésorier, de sa propre initiative et au moment qu'il juge opportun, rend compte de la situation financière au Conseil d'administration.
Ce compte rendu est donné au moins en février, juin et septembre.
§3. Le contrôle financier
Outre le suivi des budgets, le trésorier vérifiera, sur la base d'un échantillonnage, la « légalité » des dépenses et non leur « opportunité », sauf dans des cas extrêmement exceptionnels (voir ci-dessous), et obtiendra des informations sur les dépenses déjà payées.
Cela signifie qu'il faut vérifier s'il existe un document comptable pour justifier la dépense.
Par contrôle de la « légalité » et non de « l’opportunité », sauf dans des cas exceptionnels, on entend qu'il n'est pas question de contrôler « l'utilité et la nécessité » d'une certaine dépense, pour autant qu'elle ne dépasse pas de beaucoup la dépense d'une « personne prudente et raisonnable » (l'ancien « bon père de famille »).
Si le trésorier le juge opportun et au moins une fois par exercice, il rend compte, oralement ou autrement, des contrôles ponctuels qu'il a effectués à l'organe directeur où cette discussion fait l'objet d'un procès-verbal.
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