Het erkend koeltechnisch bedrijf moet op zijn beurt (zie VLAREL, art. 53/7, 4°) de exploitant schriftelijk op de hoogte brengen van de vastgestelde lekkage en dient eveneens een voorstel van te nemen maatregelen te formuleren aan die exploitant. Dit meldingsdocument werd recent geüpdatet en verder verduidelijkt.