Versie 15 /11/2021
Artikel 1: Algemene beginselen
Artikel 2: Rechten en plichten effectieve en niet - effectieve leden
Artikel 3: Toetreding tot de vereniging
Artikel 4: Ontslag
Artikel 5: Ledenbijdrage
Artikel 6: Directiecomité
Artikel 7: Mededeling intern reglement en betwistingen
Artikel 8: De bevoegdheden van de voorzitter
Artikel 9: De bevoegdheden van de directeur
Artikel 10: De financiële opvolging van de vereniging
Artikel 1: Algemene beginselen
Dit intern reglement specifieert de regels zoals terug te vinden in de statuten.
Dit intern reglement is opgemaakt door de Raad van Bestuur en wordt goedgekeurd door de Algemene Vergadering.
Bij onduidelijkheid of (mogelijke) tegenstrijdigheid tussen dit intern reglement en de statuten, krijgen de bepalingen van de statuten voorrang.
De hiërarchie der teksten is als volgt:
Dit is van toepassing op alle hieronder terug te vinden artikels en zal dan ook niet telkens herhaald worden. Dit intern reglement regelt de rechten en plichten van de leden.
Indien de term “bestuursorgaan” wordt gebruikt, dan wordt hiermee enkel verwezen naar wat vroeger de “Raad van Bestuur” genoemd werd.
Artikel 2: Rechten en plichten effectieve en niet - effectieve leden
§ 1: De effectieve leden en hun vertegenwoordigers zetelen, als stemgerechtigd lid, in de Algemene Vergadering. Niet - effectieve leden en hun vertegenwoordigers zetelen niet in de Algemene vergadering en zijn niet stemgerechtigd.
Tevens kunnen deze ook geen lid zijn van het bestuur van de vzw.
Artikel 3: Toetreding tot de vereniging
In uitvoering van “artikel 5§1 – Toelating” van de statuten worden hieronder volgende specificaties ingevoerd.
Vanaf het lid expliciet te kennen heeft gegeven lid te willen worden van de vereniging start de termijn voor het bepalen van de ledenbijdrage zoals terug te vinden in artikel 5 van dit intern reglement in uitvoering van artikel 6 van de statuten.
Artikel 4: Ontslag
In uitvoering van “artikel 5 §2 – Ontslag” van de statuten wordt verder gespecifieerd:
De verlenging van het lidmaatschap van de vereniging loopt automatisch.
Indien het lid zijn lidmaatschap wil stopzetten, dan moet het lid dit 3 maanden voorafgaand aan het eind van het kalenderjaar (m.a.w. voor 1 oktober) schriftelijk via aangetekend schrijven laten weten aan de maatschappelijke zetel van FRIXIS ter attentie van het bestuursorgaan.
Dit ontslag gaat ten vroegste in het kalenderjaar volgend op de datum van ontvangst van het schrijven van het ontslagnemend lid.
Zo zal bijvoorbeeld een lid dat vanaf 2022 ontslag wil nemen, dit voor 1 oktober van het jaar 2021 aan de organisatie dienen te laten weten dat het geen lid meer wil blijven. Het lidmaatschap zal aflopen op 31 december van het jaar waarin men zijn ontslag heeft te kennen gegeven (in dit voorbeeld het jaar 2021). Daarbij zal de verplichting tot het betalen van de ledenbijdrage onverminderd van toepassing blijven het jaar waarin men te kennen heeft gegeven geen lid meer van de organisatie te willen zijn.
Dit artikel doet op geen enkele wijze afbreuk aan artikel 6 van de statuten.
Artikel 5: Ledenbijdrage
In uitvoering van “artikel 6 – Bijdrage” van de statuten worden volgende zaken gespecifieerd:
De bedragen en het “systeem” van ledenbijdrage zijn steeds terug te vinden op de website onder “Word lid -> Ledenbijdrage”.
Leden die in de loop van het kalenderjaar lid worden, betalen hun ledenbijdrage pro rata vanaf het lopend kwartaal. De vraag tot aansluiting kan tot op het einde van het kalenderjaar.
De ledenbijdrage wordt pro rata gefactureerd in verhouding met het aantal kwartalen tot op het einde van het kalenderjaar. Indien men in de loop van een kwartaal lid wordt, zal bij de berekening van de ledenbijdrage dat kwartaal, en de daaropvolgende kwartalen in dat kalenderjaar, mee in rekening nemen.
Indien zo bijvoorbeeld iemand te kennen geeft op 10 april aan te willen sluiten, dan zal de ledenbijdrage ¾ bedragen van de jaarbijdrage daar de wil tot aansluiten in het tweede kwartaal gebeurde.
Lidgeldbijdragen, lager dan €200 - exclusief BTW zoals bv. (niet limitatief) de ledenbijdrage van gepensioneerden, steunende leden, professoren, eindgebruikers, scholen en/of studenten, worden niet “gepro-ratiseerd”, ongeacht het moment van aansluiting. Deze bijdrage zal steeds volledig moeten betaald worden.
Artikel 6: Directiecomité
In uitvoering van “artikel 9 – Directiecomité” van de statuten worden volgende zaken gespecifieerd:
§1: Rol Directiecomité
Het Directiecomité is eerder extern gericht.
Het Directiecomité geeft, zoals de statuten bepalen, advies aan het bestuursorgaan.
§2: Het Directiecomité is gericht op het opmaken van adviezen betreffende sectorgebonden standpunten:
Volgens artikel 5 §4 van de statuten zal het Directiecomité de steunende leden alsook de ereleden aanvaarden. Het stelt er de toelatingsvoorwaarden van vast.
Samenwerkingsovereenkomsten met een verband en/of impact op de belangenverdediging.
Elk advies dat hen gevraagd wordt door het bestuursorgaan.
§3 Beslissingswijze
Het Directiecomité beslist collegiaal en streeft steeds naar unanimiteit.
Indien overgegaan wordt tot stemming, dan zal bij staking der stemmen de stem van de voorzitter de doorslag geven. Dit zoals bepaald in de statuten.
De directeur en de medewerker(s) van de organisatie zijn aanwezig op de vergadering zonder stemrecht.
Artikel 7: Mededeling intern reglement en betwistingen
In uitvoering van “artikel 12” van de statuten worden volgende specificaties ingevoerd:
§1: Het intern reglement is terug te vinden op de website.
Tevens bevindt de laatste goedgekeurde versie zich op het zeteladres van de vereniging ter inzage van de leden, op aanvraag.
§2: Het intern reglement, of wijzigingen aan het intern reglement, wordt door de Raad van bestuur ter stemming voorgelegd aan de leden van de Algemene Vergadering.
§3: Iedere betwisting met betrekking tot de interpretatie van onderhavige statuten en van het huishoudelijke reglement, wordt soeverein beslist door het bestuursorgaan.
Artikel 8: De bevoegdheden van de Voorzitter
§1. De bevoegdheid vanuit de statuten
De in dit artikel terug te vinden bevoegdheden van de Voorzitter liggen in lijn/zijn de verdere concretisering van, de statutaire rol van de Voorzitter zoals terug te vinden in de statuten en/of de rol van de Voorzitter van een vereniging, zoals terug te vinden in de wetgeving.
De statuten vermelden o.m. vergaderingen bijeenroepen, voorzitten, doorslaggevende stem bij staking der stemmen e.d.
§2. Behouden van de neutraliteit en evenwicht voor de sector
De Voorzitter neemt ten allen tijde een neutrale en objectieve positie in en filtert de verschillende belangen van de aanwezigen of belanghebbenden naar het belang, en enkel het belang van de leden van Frixis, ook al kan dit ingaan tegen een eigenbelang van de aanwezigen of belanghebbenden.
§3. Tekenen overeenkomsten
De Voorzitter tekent de overeenkomsten die een belangrijke impact hebben op de organisatie.
Voorbeelden zijn arbeidsovereenkomsten, samenwerkingsovereenkomsten met een belangrijke (financiële) impact e.d. .
Dit na consultatie van de raad van bestuur en/of, indien voorgeschreven door wetgeving of statuten, de algemene vergadering.
De Voorzitter kan, daar waar door tijdsgebrek een consultatie met het directiecomité of het bestuursorgaan niet mogelijk is, beslissingen en engagementen nemen in naam van de organisatie.
Dit enkel voor zover statuten of wetgeving dit toelaten.
Indien de Voorzitter, op basis van dit artikel, een engagement of beslissing heeft (moeten) nemen, zal dit nadien teruggekoppeld worden aan het bestuursorgaan en/of algemene vergadering.
§4. De vertegenwoordiger van de organisatie en tekenen overeenkomsten
De Voorzitter is het “gezicht” van de organisatie en kan zetelen in verschillende externe organen zoals Area, Algemene vergadering en werkgroepen, Green Deal, stuurgroep en werkgroepen, ...
§5. Bepalen agenda Algemene Vergadering en bestuursorgaan
De Voorzitter stelt de agenda’s samen.
Indien onduidelijk is of een bepaald onderwerp op de agenda van het bestuursorgaan, dan wel op het directiecomité moet geplaatst worden, dan wordt dit beslist door de Voorzitter.
§6. Valideren van documenten en communicatie
De Voorzitter valideert de ontwerpverslagen van de bestuursorgaanvergaderingen voordat ze aan de leden van het bestuursorganen worden ter beschikking gesteld.
De Voorzitter valideert, daar waar nodig geacht door de directeur, de externe communicatie zoals nieuwsbrieven, persberichten, …
Artikel 9: De bevoegdheden van de directeur, in het bijzonder in relatie met het financiële
§1. De dagelijkse (operationele) werking en de bewaking van de budgetten
Daar het bestuursorgaan en directiecomité een strategische rol hebben, moet erover gewaakt worden dat de leden van bestuursorgaan en directiecomité voldoende tijd hebben om tijdens de vergadering hun strategische rol in te vullen.
Behoudens expliciet bepaald en/of beslist door het bestuursorgaan of het directiecomité, zijn operationele zaken, binnen de bepaalde budgetten, de bevoegd- en verantwoordelijkheid van de directeur.
Terugbetaling van kleine kostennota’s, bv. verplaatsingen in opdracht van FRIXIS, mogen, binnen het budgettair kader,uitgevoerd worden. De directeur zal deze betalingen periodiek melden bij de penningmeester en/of voorzitter. Tweede uitzondering is daar waar een operationele taak, en/of uitgave, waarvan de impact op de organisatie zo extreem hoog is dat het operationele strategisch wordt.
De directeur is, samen met de medewerk(st)er(s) van het secretariaat, verantwoordelijk om dagelijks een kwaliteitsvolle dienstverlening te verzekeren aan de leden van Frixis. De directeur is verantwoordelijk voor het operationeel – praktisch, personeels- en financieel beleid. Daardoor heeft de directeur de bevoegdheid voor operationele taken zoals loonadministratie voeren, vakantieaanvragen van medewerker(s) goedkeuren en opvolgen, onkostennota’s bestaande uit eerder beperkte uitgaven goedkeuren en betalen, debiteurenbeleid voeren, …
Beslissingen met kleinere impact, en eerder van operationele aard, zoals keuze sociaal secretariaat, verzekeringsmakelaar, telefoonoperator, externe IT-ondersteunende bedrijven, … zijn de bevoegdheid en verantwoordelijkheid van de directeur.
De directeur is verantwoordelijk voor een tijdige boeking van de inkomsten en uitgaven.
Zonder afbreuk te doen aan de bevoegdheid van voorzitter, penningmeester en controleur der rekeningen, verschaft de directeur elke info nodig aan de penningmeester, controleur der rekeningen en het bestuursorgaan opdat ze hun taak naar behoren kunnen uitvoeren.
Hij zorgt voor een tijdige betaling van de facturen waarbij zijn mandaat beperkt wordt tot betalingen tot maximum €4.999.
Uitzondering is het overboeken van middelen van een FRIXIS - rekening naar een andere FRIXIS - rekening, een interne overschrijving m.a.w., waar deze grens van €5.000 niet van toepassing is
§2 Debiteurenbeleid
De directeur is verantwoordelijk voor een tijdige én stipte opvolging van de ledenbijdragen. Het debiteurenbeleid is dan ook de bevoegdheid van de directeur volgens de intern opgemaakte procedure. D.w.z. eerste, tweede en derde rappel (aangetekend) en telefonische opvolging.
De directeur heeft ook de bevoegdheid om aan de leden, indien deze er expliciet om verzoeken, een afbetalingsplan toe te staan voor zover de betaling nooit meer dan over een periode van zes maanden gespreid wordt. De aanvraag dient gemotiveerd te worden, de directeur kan deze aanvraag weigeren en communiceert de stand van zaken van de afbetalingsplannen naar het bestuursorgaan (RvB). De directeur zal ook periodiek verslag uitbrengen op het bestuursorgaan over de stand van zaken de debiteuren.
Het is de beslissing van het bestuursorgaan of een lid wordt doorgezonden naar Mediar waarna het vervolgens aan de directeur is om ervoor te zorgen dat deze beslissingen worden uitgevoerd.
§3. Deelname aan bestuursorganen, stuur- en werkgroepen
De directeur neemt deel aan de bestuursvergaderingen, algemene vergadering, stuur- en werkgroepen zonder stemrecht waardoor hij ook geen volmacht(en) kan opnemen, uitgezonderd delen waarbij zijn eigen loon- en arbeidsvoorwaarden besproken worden.
Artikel 10. De financiële opvolging van de vereniging
§1. Jaarlijkse budgetten
Binnen FRIXIS wordt er gewerkt met jaarlijkse budgetten ivm inkomsten en uitgaven, ook wel begroting genoemd volgens het sjabloon terug te vinden als bijlage.
Deze wordt opgemaakt door penningmeester en directeur, voorgelegd én besproken op het bestuursorgaan dat dit hiervoor advies zal uitbrengen aan de algemene vergadering die de uiteindelijke beslissing zal nemen, in lijn met statuten en toepasselijke wetgeving.
§2. Financiële rapportering
De externe boekhouder bezorgt periodiek, minstens één week voor de geplande vergadering van het bestuursorgaan, aan de penningmeester en directeur, de actuele financiële stand van zaken.
De penningmeester brengt, op zijn initiatief en op een moment hij het opportuun acht, verslag uit van de financiële stand van zaken op het bestuursorgaan. Deze rapportering zal minstens plaatsvinden in februari, juni en september.
§3. Financiële controle
Boven op de opvolging van de budgetten, zal de penningmeester, aan de hand van steekproeven, de uitgaven controleren op hun “legaliteit” en niet op hun “opportuniteit” behoudens in extreem uitzonderlijke gevallen (zie verder) en info krijgen ivm de reeds betaalde onkostenvergoedingen.
Hiermee wordt bedoeld dat nagekeken wordt of tegenover de uitgaven een boekhoudkundig document is ter staving van de uitgaven.
Met een controle op “legaliteit” en niet op “opportuniteit, behoudens in extreem uitzonderlijke gevallen, wordt bedoeld dat het niet de bedoeling is dat er controle komt op de “nuttig- en noodzakelijkheid” van een bepaalde uitgave voor zover deze de uitgave van een “voorzichtig en redelijk persoon” (de vroegere “goede huisvader”) niet extreem overstijgt.
Indien de penningmeester dit opportuun acht, en minstens éénmaal per boekjaar, zal hij over de door hem gevoerde steekproefcontroles, al dan niet mondeling, verslag uitbrengen bij het bestuursorgaan waar deze bespreking zal genotuleerd worden.
Ontvang gratis onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte!